Quy trình thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp cần được thiết lập theo một quy chuẩn chung để đảm bảo tối ưu trong quá trình thực hiện, hạn chế xảy ra sai sót. Bài viết sẽ chia sẻ tới bạn đọc một số quy trình cơ bản mà các doanh nghiệp đang áp dụng đem lại những hiệu quả rõ ràng.
1. Vai trò của việc thiết lập quy trình thu chi tiền mặt
Kế toán tiền mặt là một công việc khá quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm nhiều công việc khác nhau như: thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Bởi vậy việc thực hiện thủ công của kế toán viên còn xảy ra nhiều sai sót gây ra tổn thất cho doanh nghiệp. Hay khi đưa quyết định lựa chọn ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác thực hiện và quản lý thì doanh nghiệp cũng cần phải thiết lập một quy trình thu chi tiền mặt tối ưu và phù hợp nhất trước khi đi vào triển khai. Có được một quy trình hoàn thiện sẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
-
Phòng tránh được nhiều rủi ro trong việc xảy ra sai sót gây thất thoát tiền mặt;
-
Việc quản lý chặt chẽ giúp cho người thực hiện hoặc nhà quản lý cũng dễ dàng nắm bắt công việc và quỹ thu chi thực tế định kỳ.
2. Quy trình kế toán thu tiền mặt
Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, các hoạt động phát sinh sẽ được mô tả theo quy trình chuẩn chỉnh. Về cơ bản, các doanh nghiệp đều phải tuân thủ các bước trong quy trình này.
Quy trình kế toán thu tiền mặt gồm 6 bước cụ thể dưới đây:
Mô tả chi tiết:
-
Bước 1: Kế toán thanh toán nhận đề nghị nộp tiền từ người nộp tiền;
-
Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu bao gồm 3 liên, 1 liên chuyển kế toán trưởng
-
Bước 3: Kế toán trưởng ký duyện phiếu thu và trả lại kế toán thanh toán lưu trữ;
-
Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền vào và ký phiếu;
-
Bước 5: Thủ quỹ thu tiền và vào sổ. Sau đó giao liên 1 cho kế toán thanh toán, giữ lại liên 2, giao liên 3 cho người nộp tiền.
-
Bước 6: Kế toán thanh toán lưu chứng từ và hạch toán ghi sổ.
3. Quy trình kế toán chi tiền mặt
Tương tự, đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, các hoạt động phát sinh sẽ được mô tả theo quy trình. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đầy đủ theo các bước trong quy trình chi tiết.
Quy trình kế toán chi tiền mặt được thực hiện theo 7 bước dưới đây:
Mô tả chi tiêt:
-
Bước 1: Tùy theo yêu cầu nội bộ của mỗi công ty người đề nghị lập Giấy đề nghị thanh toán hoặc Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
-
Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;
-
Bước 3: Kế toán trưởng nhận và duyệt Phiếu chi. Trường hợp không phù hợp sẽ trả chuyển lại để kế toán thanh toán điều chỉnh; còn nếu hợp lý rồi sẽ chuyển lên Giám đọc hoặc Người ủy quyền ký duyệt.
-
Bước 4: Phiếu chi được Giám đốc ký duyệt Phiếu và chuyển lại Kế toán thanh toán;
-
Bước 5: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi được duyệt cho thủ quỹ;
-
Bước 6: Thủ quỹ thực hiện ký duyệt và xuất tiền cho Người đề nghị. Lưu ý là phải lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
-
Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).
>>> Xem thêm: Cập nhật chi tiết về quy trình lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất.
4. Một số lưu ý khi thực hiện quy trình thu chi tiền mặt
-
Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Thủ quỹ và kế toán thanh toán không thể là một người; Chứng từ kế toán và chứng từ thủ quỹ; Sổ quỹ và sổ kế toán luôn luôn phải tách biệt không được để chung cùng nhau.
-
Quy trình càng rõ ràng, chi tiết về đầu mục công việc và nhân sự phụ trách thì việc quản lý càng hiệu quả và chặt chẽ.
-
Chứng từ thu chi tiền mặt phải được lưu trữ một cách khoa học, hợp lý và đảm bảo an toàn
>>> Xem thêm: Những lưu ý để quản lý tiền mặt hiệu quả trong mô hình doanh nghiệp.
