Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, dù là doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng hay sản xuất, thương mại dịch vụ thì đều phát sinh hoạt động mua hàng, có thể là mua hàng trong nước hoặc mua hàng nhập khẩu. Bài viết sẽ đi giới thiệu về cách hạch toán trong trường hợp mua hàng trong nước.
- Quy trình mua hàng trong nước:
Căn cứ vào hợp đồng mua bán, nhà cung cấp thực hiện giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng. Khi hàng hoá được vận chuyển về đến kho của công ty, kế toán kho nhận hóa đơn chứng từ và viết Phiếu nhập kho chuyển kế toán trưởng ký. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho, sau đó ghi sổ kho. Kế toán ghi sổ kế toán kho. Kế toán dựa vào hóa đơn hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào. Nếu thanh toán ngay với nhà cung cấp, kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu chưa thanh toán ngay, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.
Xem thêm: Chứng từ cần có khi mua hàng trong nước
- Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước:
Trường hợp mua hàng hoá mà hàng và hóa đơn cùng về:
• Mua hàng về nhập kho
Nợ TK 152, 156, 611… (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… (Tổng giá thanh toán)
• Mua hàng sử dụng ngay vào sản xuất kinh doanh không qua kho
Nợ TK 621, 623, 627, 641… (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… (Tổng giá thanh toán)
Trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau:
• Khi hàng về, kế toán sẽ ghi giá trị hàng nhập kho theo giá ước tính
Nợ TK 152, 153… Giá ước tính
Có TK 331 Giá ước tính
• Khi nhận được hóa đơn thì kế toán ghi âm bút toán cũ để xóa bút toán cũ rồi ghi lại bằng bút toán bình thường
Tuy nhiên, trên thực tế, giá cả hàng hoá thường được xác định và ghi rõ trong hợp đồng mua bán nên kế toán có thể ghi nhận như sau:
Nợ TK 152, 153…
Có TK 331
Khi nhận được hóa đơn thì kế toán hạch toán bổ sung phần thuế GTGT:
Nợ TK 133
Có TK 331
Hóa đơn về trước, hàng về sau:
• Khi nhận được hóa đơn:
Nợ TK 151 Giá mua chưa có thuế
Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán
Trong quá trình mua hàng còn có thể phát sinh trường hợp số lượng hàng nhập kho thiếu so với số lượng trên hóa đơn
• Ghi nhận số hàng thực nhận:
Nợ TK 152, 156… Số thực nhận
Nợ TK 1331 Theo hóa đơn
Nợ TK 1381 Số hàng thiếu
Có TK 111, 112, 331… Theo hóa đơn
• Xử lý số hàng thiếu
- Không rõ lý do:
Nợ TK 1388 Thiếu chờ xử lý
Nợ TK 334 Trừ lương nhân viên làm thiếu
Nợ TK 881 Chi phí khác
Có TK 1381
- Nguyên nhân do người bán giao thiếu
Khi người bán giao thêm:
Nợ TK 152, 153, 156… Số thiếu
Có TK 1381
Người bán không giao thêm hàng, quyết định trừ tiền:
Nợ TK 331,111, 112
Có TK 1381
Có TK 133
Trường hợp số lượng hàng nhập kho thừa so với số lượng trên hóa đơn
• Ghi nhận số hàng thực nhận:
Nợ TK 152, 156… Số thực nhận
Nợ TK 1331 Theo hóa đơn
Có TK 1381 Số hàng thừa
Có TK 111, 112, 331… Theo hóa đơn
• Xử lý số hàng thừa
- Không rõ lý do:
Nợ TK 3381 : Thiếu chờ xử lý
Có TK 711
- Trả lại người bán
Nợ TK 3381 : Số thiếu
Có TK 152, 153, 156…
- Mua thêm
Nợ TK 3381
Nợ TK 1331
Có TK 331
Trên đây là toàn bộ các trường hợp có thể phát sinh khi mua hàng trong nước, hi vọng bài viết sẽ là nguồn tham khảo thong tin hữu ích cho các bạn đọc, đặc biệt là những người làm kế toán.
Hiện nay, vai trò của phần mềm quản lý mua hàng là vô cùng quan trọng, do vậy mà các doanh nghiệp cũng ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín để sử dụng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng của công ty Cổ phần phần mềm BRAVO
