Cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai

Cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai

62

Hóa đơn là một trong những chứng từ kế toán quan trọng, chính vì vậy mà yêu cầu về tính chính xác là vô cùng cao. Tuy nhiên, sai sót về hóa đơn là khó tránh khỏi trong quá trình làm. Vì vậy để đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh vẫn đáp ứng được yêu cầu về chứng từ kế toán thì Bộ tài chính đã ban hành các thông tư nghị định để hướng dẫn về cách xử lý trong trường hợp hóa đơn bị viết sai. Cùng bài viết đi tìm hiểu cụ thể về cách xử lý trong trường hợp hóa đơn điện tử bị sai.

  1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán phản ánh thông tin về nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể trên hóa đơn sẽ trình bày các thông tin chủ yếu về khách hàng (như: tên, địa chỉ, mã số thuế) và những thông tin chính về hàng hóa, dịch vụ (như: nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền). Vì vậy mà hóa đơn còn thường được gọi là vật mang tin.

  1. Cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai:

Chính vì hóa đơn đóng vai trò là để xác minh tính có thật của các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, do đó hóa đơn là chứng từ kế toán không thể thiếu và có tính phổ biến cao nhất trong doanh nghiệp. Vì vậy mà mọi sai sót liên quan đến hóa đơn đều phải được phát hiện và xử lý kịp thời theo đúng các thông tư và nghị định hướng dẫn, nhằm đảm bảo yêu cầu hợp lý, hợp lệ đối với chứng từ kế toán.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết chuyển doanh thu

Cụ thể, bài viết sẽ đi trình bày về cách xử lý trong các trường hợp mà hóa đơn điện tử bị sai:

Đầu tiên là trường hợp hóa đơn điện tử bị sai nhưng chưa gửi cho khách hàng. Với trường hợp này thì bên bán chủ động sửa sai bằng cách hủy hóa đơn điện tử đã lập và lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn bị sai để gửi cho người mua. Cụ thể, dù hóa đơn điện tử bị sai thông tin gì thì bên bán đều tiến hành hủy bằng cách gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mà Chính phủ ban hành. Sau đó thì lập mới hóa đơn khác như bình thường để gửi cho khách hàng.

Còn với trường hợp hóa đơn điện tử bị sai và đã gửi cho người mua thì tùy vào từng lỗi sai chi tiết thì sẽ có các phương án xử lý khác nhau, cụ thể như sau:

  • Trường hợp chỉ sai thông tin về tên hoặc địa chỉ của người mua thì:

Bên bán thực hiện thông báo cho bên mua về sai sót và lập mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mà Chính phủ ban hành là được, không cần phải lập hóa đơn mới.

  • Trường hợp hóa đơn điện tử sai các thông tin về MST, các thông tin ảnh hưởng đến số tiền của hóa đơn hay các nội dung về hàng hóa, dịch vụ thì:

Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Tiếp đó, bên bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử bị sai (thông qua việc lập và gửi mẫu số 04). Cuối cùng là bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai, cần lưu ý là hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn, ngày/tháng/năm, …)

  • Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai mà do cơ quan thuế phát hiện và gửi thông báo cho bên bán thì:

Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế thì bên bán phải tiến hành lập mẫu số 04 để thông báo về việc hủy hóa đơn sai và thực hiện lập hóa đơn mới. Còn trường hợp quá thời hạn trên mà bên bán vẫn chưa xử lý thì cơ quan thuế lại tiếp tục gửi thông báo cho bên bán.

Xem thêm: Phần mềm ERP của BRAVO