Luân chuyển chứng từ kế toán trong nghiệp vụ bán hàng

Luân chuyển chứng từ kế toán trong nghiệp vụ bán hàng

73

Bán hàng là hoạt động phổ biến của hầu hết các doanh nghiệp. Cùng bài viết đi tìm hiểu quy trình luân chuyển của chứng từ khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động bán hàng.

Bán hàng là khâu cuối cùng trong chuỗi các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho người mua đế nhận về được một khoản thu nhập nhất định.

Để hoạt động bán hàng được hoàn tất và thu được tiền thì một trong những yêu cầu cơ bản là các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ này phải được lập và luân chuyển đúng quy định.

Kế toán bán hàng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm ghi nhận và quản lý tất cả các công việc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Một trong số đó là kiểm soát quy trình luân chuyển của chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng.

Có thể bạn quan tâm: Chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hoạt động bán hàng bao gồm các bước công việc sau:

  • Nhận đơn đặt hàng
  • Kiểm tra tình hình công nợ của khách hàng
  • Kiểm tra hàng tồn kho
  • Lập lệnh bán hàng
  • Chuẩn bị hàng hóa để giao cho khách
  • Giao hàng cho khách
  • Lập hóa đơn bán hàng
  • Hạch toán và lưu trữ chứng từ kế toán

Quy trình được mô tả theo sơ đồ sau:

Để thực hiện được nghiệp vụ bán hàng thì cần có nhiều loại chứng từ và có liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi loại chứng từ sẽ được luân chuyển tuần tự qua các bộ phận liên quan để ghi nhận và xử lý. Cụ thể, chứng từ gồm có:
• Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng là chứng từ sẽ được bên bán lập ra khi thực hiện việc giao hàng cho khách.
• Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kế toán được lập ra sau khi duyệt đơn đặt hàng và quyết định bán cho khách. Chứng từ này sẽ được kế toán lập và giao cho bên thủ kho ký tá khi thực hiện xuất kho.
• Báo cáo bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ sẽ được lập sau khi hoàn tất việc bán hàng trong ngày.
• Biên bản giao nhận hàng hoặc các Biên bản ghi nhận việc giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại: doanh nghiệp tiến hàng lập trước chứng từ này khi có quyết định giao hàng, biên bản sẽ được hai bên ký xác nhận khi thực hiện việc giao nhận hàng.
• Phiếu thu, giấy báo có là các giấy tờ phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng, là căn cứ để kế toán hạch toán, ghi nhận hoạt động bán hàng và sẽ được lưu trữ khi kế toán hoàn tất việc ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách kế toán.

• Các chứng từ khác có liên quan như: đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán… là các căn cứ ban đầu để hoạt động bán hàng được diễn ra.

Như vậy, hoạt động bán hàng sẽ cần đến các chứng từ kế toán trên, và các chứng từ kế toán đó sẽ được luân chuyển theo trình tự như sơ đồ trên.

Hi vọng những thông tin mà bài viết cung cấp sẽ là nguồn kiến thức tham khảo hữu ích giúp những người làm kế toán tổ chức tốt việc luân chuyển chứng từ khi phát sinh hoạt động bán hàng. 

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO