Những lưu ý khi lập báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng

Những lưu ý khi lập báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng

41

Bán hàng là hoạt động kinh doanh chính của hầu hết các doanh nghiệp. Vì vậy mà tình hình về hoạt động bán hàng luôn phải được cập nhật và báo cáo thường xuyên, thường là định kỳ hàng tháng. Cùng bài viết đi tìm hiểu những lưu ý khi lập báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng.

  1. Báo cáo tình hình bán hàng là gì?

Báo cáo tình hình bán hàng là loại báo cáo được lập ra nhằm cung cấp thông tin số liệu về tình hình bán hàng của đơn vị. Hơn nữa, báo cáo tình hình bán hàng còn phải thể hiện được diễn biến của hoạt động bán hàng, từ đó đánh giá được hiệu quả và có kế hoạch bán hàng hợp lý hơn.

Xem thêm: Vai trò của phần mềm kế toán bán hàng

  1. Những lưu ý khi lập báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng:

Mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Do đó mà các doanh nghiệp đều quan tâm đến hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh, và nhất là hoạt động bán hàng – hoạt động trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Và để quản lý tốt hoạt động bán hàng thì các doanh nghiệp phải có biện pháp theo dõi và đánh giá hiệu quả bán hàng. Khi đó, để thực hiện được yêu cầu quản lý trên thì các doanh nghiệp thường sử dụng đến báo cáo tình hình bán hàng. Bởi báo cáo tình hình bán hàng sẽ trình bày được một cách chi tiết về kết quả bán hàng của doanh nghiệp, ngoài ra còn thể hiện được sự phân tích về tình hình biến động của doanh số và lợi nhuận hàng bán ra, doanh số mà từng nhân viên bán hàng đạt được, doanh số tính cho từng chủng loại hàng hóa, dịch vụ. Có thể nói, từ báo cáo bán hàng thì nhà lãnh đạo có thể nắm bắt và đánh giá được không chỉ hiệu quả của hoạt động bán hàng mà còn đánh giá được năng lực của từng nhân viên bán hàng cũng như mức độ yêu thích với từng loại hàng hóa. Từ đó sẽ có được kế hoạch sản xuất và bán hàng phù hợp hơn để đạt được lợi nhuận cao hơn.

Chính vì vai trò và ý nghĩa quan trọng như trên nên báo cáo tình hình bán hàng là một trong những báo cáo nội bộ bắt buộc phải được lập và báo cáo thường xuyên, thông thường là định kỳ hàng tháng. Và cũng để báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng cung cấp được đầy đủ các thông tin cần thiết và có ý nghĩa với nhà quản lý thì khi lập báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng cần lưu ý đến một số vấn đề sau.

Vì báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng chỉ là loại báo cáo để phục vụ cho các nhu cầu quản lý nội bộ, do đó mẫu biểu của báo cáo này sẽ là khác nhau với từng doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, dù khác nhau và phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp nhưng nhìn chung thì báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng vẫn bắt buộc phải phản ánh được các thông tin sau:

  • Doanh số bán hàng của từng sản phẩm, từng nhân viên theo nhóm bộ phận tính cho từng ngày và lũy kế cả tháng;
  • Thể hiện được sự biến động cả về số lượng và tỷ lệ trong doanh số và lợi nhuận bán hàng giữa các tháng;
  • Ngoài thể hiện được lượng hàng bán ra thì báo cáo cũng phải trình bày được về thông tin và số lượng hàng hóa phải chiết khấu, giảm giá hay bị trả lại;

Đặc biệt, trong báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng nên cần phải có phần chi tiết tình hình bán hàng theo ngày, để khi cuối tháng làm báo cáo số liệu sẽ được cộng dồn lũy kế theo công thức từ số liệu đã được nhập chính xác hàng ngày. Và phần nội dung chi tiết trên có thể được thu gọn lại khi in báo cáo vào cuối tháng.

Hơn nữa, mục đích của báo cáo tình hình bán hàng là giúp nhà quản lý nhìn thấy và đánh giá được hiệu quả liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Do đó, báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng không phải chỉ mỗi nhiệm vụ cung cấp được số liệu mà còn phải trình bày được kết quả phân tích từ các số liệu đó. Cụ thể là phân tích về hiệu quả tiêu thụ của hàng hóa hay hiệu quả bán hàng của bộ phận kinh doanh, …

Việc tổng kết và báo cáo về tình hình bán hàng hàng tháng sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt và có hướng đi hợp lý hơn cho hoạt động bán hàng.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO