Nơi lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định

Nơi lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định

53

Chứng từ kế toán ngoài yêu cầu bắt buộc là phải được lưu trữ thì còn phải tuân thủ lưu trữ đúng nơi quy định, nhằm đảm bảo chứng từ kế toán không bị hư hại và tìm kiếm thuận tiện. Cùng bài viết đi tìm hiểu về những nơi lưu trữ chứng từ kế toán đúng nơi quy định.

  1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ chứa đựng và thể hiện thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị kế toán. Chứng từ kế toán cũng là những căn cứ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ cho các giao dịch, hoạt động của đơn vị kế toán, đồng thời cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán và lên các báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một đơn vị kế toán thì rất đa dạng, do đó mà chứng từ kế toán cũng được phân loại thành các nhóm khác nhau, từ chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cho đến các chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng, ghi nhận doanh thu, chi phí…

Xem thêm: Những kiến thức cơ bản về kế toán tổng hợp

  1. Nơi lưu trữ chứng từ kế toán:

Từ khái niệm trên có thể nhận thấy, chứng từ kế toán ngoài chức năng cơ bản là cung cấp các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, thì còn là các căn cứ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ cho các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

Do đó, ngoài yêu cầu về thời gian lưu trữ thì đơn vị kế toán cũng phải tuân thủ lưu trữ chứng từ kế toán đúng nơi quy định. Cụ thể:

Nơi lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định trước hết là kho lưu trữ của đơn vị kế toán đó. Mỗi đơn vị kế toán dù đi thuê hay sở hữu địa điểm kinh doanh thì đều phải bố trí riêng một kho để lưu trữ các chứng từ, tài liệu kế toán. Kho lưu trữ đó phải được trang bị đầy đủ các thiết bị để đảm bảo các hồ sơ, chứng từ kế toán được an toàn và không bị hư hại, mất cắp trong quá trình lưu trữ.

Trường hợp đơn vị kế toán tổ chức, bố trí được kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ có phát sinh những trường hợp đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập. Trong trường hợp đó thì các hồ sơ, chứng từ kế toán sẽ được tiếp tục lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Còn nếu hồ sơ, chứng từ kế toán không phân chia được cho các đơn vị kế toán mới thì lại sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán ban đầu là đơn vị bị chia, tách, sáp nhập hoặc sẽ được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định việc chia, tách, sáp nhập.

Ngoài trường hợp bình thường là đơn vị kế toán trong điều kiện hoạt động liên tục, hoặc phát sinh các biến động liên quan đến việc chia tách, hợp nhất, sáp nhập thì còn phát sinh trường hợp đơn vị kế toán buộc phải chấm dứt hoạt động. Khi đó các chứng từ kế toán đang trong thời hạn lưu trữ cũng như các chứng từ kế toán liên quan đến việc chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động.

Có thể bạn quan tâm: Những phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay