Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

43

Chứng từ kế toán là cơ sở chủ yếu để xác minh tính hợp pháp, hợp lệ cho toàn bộ hoạt động của đơn vị kế toán, do đó cần phải được lưu trữ. Cùng bài viết đi tìm hiểu về thời hạn lưu trữ của chứng từ kế toán.

  1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ chứa đựng và thể hiện thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị kế toán. Chứng từ kế toán cũng là những căn cứ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ cho các giao dịch, hoạt động của đơn vị kế toán, đồng thời cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán và lên các báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một đơn vị kế toán thì rất đa dạng, do đó mà chứng từ kế toán cũng được phân loại thành các nhóm khác nhau, từ chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cho đến các chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng, ghi nhận doanh thu, chi phí…

Xem thêm: Những kiến thức cơ bản về kế toán tổng hợp.

  1. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:

Với vai trò là căn cứ, cơ sở cho việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị kế toán nên chứng từ kế toán phải được lưu trữ cẩn thận là yêu cầu bắt buộc. Việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ để phục vụ cho nhu cầu tra cứu thông tin khi cần thiết mà còn đóng vai trò quan trọng khi đơn vị kế toán quyết toán với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, vì hoạt động của một đơn vị kế toán diễn ra liên tục nên sẽ có rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, do đó mà lượng chứng từ kế toán cần lưu trữ sẽ là rất lớn. Hơn nữa, chứng từ kế toán là ở dạng bản giấy nên sẽ không tránh khỏi việc bị hoen ố, mục nát theo thời gian. Hiểu được điều này nên pháp luật về kế toán cũng đưa ra một thời hạn hợp lý với việc lưu trữ chứng từ kế toán. Cụ thể:

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu là 5 năm, đối với những chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... hoặc những tài liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý, điều hành chung.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu lên đến 10 năm với những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, cụ thể gồm các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Ngoài ra, tài sản cố định cũng là yếu tố trọng yếu với mọi đơn vị kế toán, do đó các hồ sơ giấy tờ liên quan đến tài sản cố định cũng có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Các hồ sơ, tài liệu kế toán liên quan đến nguồn vốn đầu tư dự án hay đến việc thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, là những hồ sơ, giấy tờ ghi nhận, phản ánh về các biến động lớn, liên quan đến hình thức, cơ cấu tổ chức hoạt động của đơn vị kế toán đó nên cũng phải được lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Bên cạnh đó, các hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của kiểm toán cũng là những hồ sơ quan trọng, bởi các hồ sơ này thể hiện sự xác minh của một đơn vị chuyên môn đối với tổ chức công tác kế toán của đơn vị, nên cũng được lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Những chứng từ kế toán trên có thời hạn lưu trữ tối thiểu, nghĩa là ngoài mức giới hạn đó thì đơn vị kế toán có quyền tiếp tục lưu trữ hoặc hủy bỏ. Nhưng cũng có những chứng từ kế toán mà đơn vị kế toán buộc phải lưu trữ vĩnh viễn. Đó là những chứng từ kế toán đặc thù, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc là những chứng từ kế toán về ngân sách nhà nước có sự phê chuẩn của Quốc hội, của Hội đồng nhân dân các cấp … hay là những chứng từ kế toán liên quan đến các dự án quan trọng quốc gia. Những chứng từ kế toán này phải được lưu trữ cho đến khi chúng bị hủy hoại tự nhiên.

Xem thêm: Phần mềm ERP của BRAVO