Tìm hiểu về bộ chứng từ kế toán bán hàng

Tìm hiểu về bộ chứng từ kế toán bán hàng

4491

Chứng từ là căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng để quản lý bán hàng nói chung và kiểm soát kế toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh nói riêng. Mỗi một bộ phận sẽ có những bộ chứng từ liên quan, kế toán bán hàng cũng không phải là ngoại lệ. Để làm tốt công việc của mình, đòi hỏi các kế toán bán hàng cần hiểu kỹ về bộ chứng từ kế toán bán hàng. 
Bộ chứng từ này được chia làm 2 loại tương ứng với việc bán hàng trong nước và xuất khẩu hàng ra nước ngoài. 

1.    Bộ chứng từ kế toán bán hàng trong nước. 

Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong nước, bộ chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm: 
-    Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là chứng từ cơ bản và bắt buộc có đầu tiên. 
-    Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
-    Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. 
-    Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý).
-    Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
-    Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
-    Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
-    Phiếu thu, giấy báo Có…
-    Các chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp. 

2.    Bộ chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Với những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xuất – nhập khẩu thì sẽ có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…) (đây là vấn đề chúng ta đang tìm hiểu). Hay cũng có những chứng từ do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm như: hợp đồng, tờ khai (chúng ta sẽ tìm hiểu ở những bài sau)…Vì vậy, tùy vào vai trò là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Với doanh nghiệp đứng ở vai trò là người bán, họ cần chuẩn bị những chứng từ sau: 
- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan ví dụ như: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo. Đây là căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng. 
- Hóa đơn thương mại: Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để “đòi tiền” người mua cho lô hàng đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng. 
- Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp. 
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
- Hóa đơn thương mại
- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu
- Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. 
Với kế toán bán hàng, không chỉ cần biết về các chứng từ này mà còn phải hiểu bản chất và cách hạch toán chúng trên các tài khoản kế toán. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho bạn đọc. Bạn có có thể tham khảo thêm những phần mềm kế toán bán hàng miễn phí hiện nay để có thêm cho mình nhiều lựa chọn trợ giúp công việc.