Trong quá trình sản xuất kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp đều có phát sinh hoạt động mua hàng và chủ yếu là mua hàng trong nước. Để đảm bảo hàng hoá, vật tư mua về được ghi nhận một cách hợp lý, hợp lệ thì cần phải có đầy đủ chứng từ theo quy định.
Đầu tiên khi doanh nghiệp có phát sinh nhu cầu mua vật tư hàng hoá thì bộ phận có nhu cầu phải làm phiếu đề xuất mua hàng, có xác nhận của trưởng phòng và giám đốc. Sau đó phòng mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu, tìm nhà cung cấp để trao đổi và chốt công việc mua bán, giá cả và số lượng đã được ghi rõ trên báo giá. Sự thống nhất trong thoả thuận mua bán giữa hai bên sẽ được thể hiện trong hợp đồng mua bán được ký kết, có đầy đủ chữ ký của đại diện hai bên. Như vậy, những chứng từ đầu tiên cần phải có và làm căn cứ đầu vào cho hoạt động mua bán là báo giá và hợp đồng. Hiện nay, để quản lý tốt các vấn đề này thì sử dụng phần mềm quản lý mua hàng là một trong những giải pháp mà các doanh nghiệp lựa chọn.
Khi chốt xong hợp đồng thì bên bán sẽ thực hiện việc bàn giao vật tư, hàng hoá cùng các giấy tờ cần thiết, cụ thể mua hàng trong nước cần tới:
– Hoá đơn (do bên bán lập). Trên hoá đơn phải ghi rõ:
+ Tên hàng hoá, dịch vụ;
+ Thuế suất giá trị gia tăng và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu là hoá đơn giá trị gia tăng);
+ Tổng giá thanh toán.
– Phiếu xuất kho (do bên bán lập);
– Với mua hàng trong nước có những hoá đơn đặc thù sử dụng cho một số hàng hoá, dịch vụ đặc biệt theo quy định của Nhà nước (ví dụ: Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền nước, tem bưu điện, vé cước vận tải…). Với những hoá đơn đặc thù thì giá hàng hoá, dịch vụ ghi trên hoá đơn là giá đã có thuế GTGT. Do đó, nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì kế toán phải tính ra giá mua chưa thuế và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng mua theo công thức:
.PNG)
– Biên bản giao nhận hàng hoá: Được lập với mục đích để hai bên xác nhận về số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hoá có đảm bảo đúng yêu cầu không, trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu thì đây là căn cứ để hai bên trao đổi và làm việc lại.
Xem thêm: Top 5 lợi ích của việc chuyển đổi số trong quản lý doanh nghiệp 4.0
– Phiếu chi, Giấy báo nợ, Phiếu thanh toán tạm ứng…: là các chứng từ phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng của đơn vị, là căn cứ để xác nhận và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp nếu cần.
– Phiếu nhập kho: Trên phiếu nhập kho phải phản ánh số lượng và trị giá hàng hoá thực tế nhập kho.
Khi đã nhận đủ chứng từ liên quan đến việc mua bán thì kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các chứng từ phục vụ cho việc ghi nhận hoạt động mua bán, nhằm bảo đảm tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Đồng thời, việc luân chuyển chứng từ cũng phải có quy trình cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ.
Khi tiến hành mua hàng trong nước, các doanh nghiệp cần để ý làm đúng và đủ các thủ tục trên để công việc diễn ra thuận lợi.
