Trong quá trình thiết lập và phát hành hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót phổ biến, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của hóa đơn, việc kê khai thuế, cũng như quyền lợi của các bên liên quan. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết về các loại sai sót hóa đơn điện tử phổ biến nhất, nguyên nhân phát sinh và cách xử lý từng trường hợp theo đúng quy định hiện hành.
1. Sai sót về thông tin người mua hàng và mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Một trong những lỗi thường xuyên gặp phải nhất trên hóa đơn điện tử là việc ghi sai tên người mua, mã số thuế hoặc địa chỉ. Tình trạng này xảy ra khi nhân viên lập hóa đơn không kiểm tra kỹ thông tin khách hàng, hoặc do thông tin khách hàng cung cấp không đầy đủ, chính xác, dẫn đến sai lệch trên hóa đơn. Sai sót này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì nếu thông tin người mua không đúng với thực tế thì doanh nghiệp mua hàng rất có thể sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính chi phí hợp lý trong hồ sơ quyết toán thuế. Do đó, việc kiểm tra và xác nhận kỹ thông tin khách hàng trước khi lập hóa đơn là điều hết sức quan trọng.
2. Sai ngày tháng phát hành hóa đơn điện tử
Việc ghi sai ngày tháng phát hành hóa đơn điện tử cũng là một lỗi phổ biến. Có thể doanh nghiệp ghi nhầm ngày tháng, hoặc xuất hóa đơn trước khi giao hàng, cung cấp dịch vụ, hoặc ngược lại là xuất hóa đơn quá trễ so với ngày thực tế phát sinh giao dịch. Điều này không chỉ vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn mà còn làm sai lệch kỳ kê khai thuế GTGT, gây khó khăn trong việc xác định thời điểm hạch toán doanh thu, chi phí. Trường hợp xuất hóa đơn trước khi phát sinh giao dịch còn có nguy cơ bị coi là hóa đơn khống và bị xử lý nghiêm theo pháp luật.
3. Sai lệch về đơn giá, số lượng, thành tiền và thuế suất áp dụng
Sai sót trong phần giá cả, số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, cũng như thành tiền cuối cùng và thuế suất GTGT là những lỗi thường gây ra tranh chấp giữa người bán và người mua cũng như các vấn đề phức tạp khi cơ quan thuế kiểm tra. Một số doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời mức thuế suất mới (ví dụ giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% áp dụng từ giữa năm 2025) dẫn đến việc áp dụng sai thuế suất trên hóa đơn. Ngoài ra, việc tính sai số tiền thuế GTGT cũng gây ra mất cân đối số liệu thuế đầu vào – đầu ra, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kê khai và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Sai sót này có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính nặng nề.
4. Xuất nhầm tên đơn vị mua hàng hoặc chi nhánh trên hóa đơn điện tử
Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị thành viên, việc ghi sai tên đơn vị mua hàng trên hóa đơn điện tử là vấn đề rất thường gặp do thiếu quy trình kiểm tra chặt chẽ. Sai sót này làm cho đơn vị nhận hóa đơn không thể kê khai thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của đơn vị liên quan.
5. Hóa đơn điện tử chưa gửi lên hệ thống của cơ quan thuế
Theo quy định hiện hành, sau khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế để được cấp mã hoặc thông báo phát hành trước khi gửi cho khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp do quy trình nội bộ chưa hoàn thiện đã xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng chưa gửi lên cơ quan thuế, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. Điều này gây ra hậu quả nghiêm trọng khi khách hàng không được kê khai thuế đầu vào và doanh nghiệp có thể bị xử phạt do vi phạm thời hạn gửi hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
6. Lỗi trùng số hóa đơn hoặc số hóa đơn không liên tục
Một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý dãy số hóa đơn dẫn đến việc xuất hóa đơn trùng số hoặc để trống các số hóa đơn (nhảy số không theo quy luật). Đây là lỗi về quản lý hóa đơn điện tử, làm ảnh hưởng đến tính minh bạch và dễ gây nghi ngờ từ phía cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, đồng thời tạo ra khó khăn trong việc đối chiếu, quản lý dữ liệu hóa đơn.
7. Cách xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng trình tự và căn cứ vào quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Nếu hóa đơn điện tử sai sót chưa gửi cho người mua hoặc chưa được cơ quan thuế cấp mã, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới với thông tin chính xác, không cần lập biên bản thu hồi.
- Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và đã được cơ quan thuế cấp mã, doanh nghiệp bắt buộc phải lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử có chữ ký của cả hai bên mua – bán. Sau đó, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để sửa lỗi. Việc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế tùy thuộc vào tính chất sai sót: sai số tiền, thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh; sai tên, mã số thuế, địa chỉ hoặc ngày tháng thì lập hóa đơn thay thế.
- Trong trường hợp sai sót phát hiện sau khi đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT tương ứng và cập nhật lại số liệu trong sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Trong thời đại chuyển đổi số và quản lý thuế điện tử ngày càng chặt chẽ như hiện nay, việc nắm rõ các loại sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử và cách xử lý theo đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình quản lý hóa đơn khoa học, ứng dụng công nghệ hiện đại và thường xuyên cập nhật kiến thức pháp luật nhằm duy trì sự minh bạch và tuân thủ trong hoạt động kinh doanh của mình.
>>> Tham khảo: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO hỗ trợ kế toán thuế hiệu quả
