Thông tư 78 về hóa đơn điện tử có tên đầy đủ là Thông tư 78/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Đây là bước tiến quan trọng nhằm thúc đẩy việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thuế và giảm thiểu sai sót.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử, theo định nghĩa trong Thông tư, là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn qua hệ thống điện tử. Nó có hai hình thức chính: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã. Quy định này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh từ quy mô nhỏ đến lớn.
2. Các loại quy định trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Thông tư 78 quy định rõ ràng các loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Được áp dụng đối với các tổ chức kinh doanh có thuế suất giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức, cá nhân thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện áp dụng thuế GTGT.
- Hóa đơn khác: Bao gồm các loại hóa đơn như vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu tiền điện tử, phiếu xuất kho điện tử và các loại phiếu thu, chi khác dưới dạng điện tử.
3. Đối tượng áp dụng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định rõ ràng các đối tượng áp dụng bao gồm:
- Tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.
- Các cơ quan thuế và các đơn vị có liên quan đến quản lý thuế.
4. Các điều kiện để hóa đơn điện tử có hiệu lực
Hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định trong Thông tư 78, bao gồm:
- Hóa đơn phải được lập và sử dụng theo đúng định dạng chuẩn XML đã được quy định.
- Hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan đến bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu (đối với hóa đơn không có mã).
- Hóa đơn điện tử phải được gửi và lưu trữ trong hệ thống điện tử của doanh nghiệp và cơ quan thuế.
5. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử tại Thông tư 78
Theo Thông tư 78, quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:
- Đăng ký sử dụng HĐĐT: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thông qua cổng thông tin của cơ quan thuế. Sau khi hoàn thành việc đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận được xác nhận từ cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng và tiêu chuẩn quy định. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được phê duyệt hoặc phần mềm của cơ quan thuế.
- Gửi hóa đơn: Hóa đơn sau khi được lập sẽ được gửi cho người mua qua email hoặc các hình thức điện tử khác, và đồng thời gửi thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực.
- Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và các quy định hiện hành khác.
6. Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Thông tư 78 chia hóa đơn điện tử thành hai loại chính: hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn có mã: Đây là loại hóa đơn điện tử mà trước khi gửi cho người mua, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để xin cấp mã xác thực. Loại hóa đơn này bắt buộc đối với các doanh nghiệp có nguy cơ rủi ro về thuế hoặc doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh.
- Hóa đơn không có mã: Đây là loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp tự lập và gửi cho người mua mà không cần phải xin mã từ cơ quan thuế. Loại hóa đơn này áp dụng cho các doanh nghiệp có uy tín cao về thuế.
7. Quy định về thời gian lập và xử lý hóa đơn
Thông tư 78 quy định cụ thể về thời gian lập và xử lý hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử phải được lập ngay khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng hóa.
- Trong trường hợp phát hiện sai sót, hóa đơn đã lập có thể được sửa đổi, điều chỉnh thông qua việc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ hóa đơn cũ. Việc xử lý này phải tuân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
8. Chế tài và xử phạt tại Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Thông tư 78 cũng quy định về các biện pháp xử lý vi phạm trong việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt trong các trường hợp như:
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
- Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
- Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ hoặc vi phạm các quy định về bảo mật và lưu trữ hóa đơn.
Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và tận dụng tối đa các lợi ích mà hình thức mới này mang lại.
>>> Tìm hiểu: Nội dung chính quy định tại Thông tư 78 về thuế TNDN
