Mua hàng là hoạt động xảy ra nhiều tình huống phát sinh, khi đó việc hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng cũng trở nên phức tạp hơn. Bởi vậy kế toán cần phải linh hoạt và hiểu rõ từng trường hợp cụ thể để thực hiện định khoản chính xác và thống nhất trong toàn bộ quy trình.
1. Chi phí vận chuyển mua hàng là gì?
Chi phí vận chuyển mua hàng là khoản chi phí phát sinh nhằm đưa hàng hóa từ nơi bán về kho của doanh nghiệp. Bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bơm hút, phí cầu đường và các khoản chi hộ khác liên quan đến quá trình vận chuyển. Đây là phần chi phí trực tiếp gắn liền với việc đưa hàng hóa vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng hoặc bán ra. Việc hạch toán chính xác chi phí vận chuyển giúp doanh nghiệp: Phản ánh đúng giá trị hàng hóa trong kho; Tính đúng giá vốn khi xuất bán; Kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả; Tuân thủ quy định kế toán và thuế
Tùy theo cách thức thanh toán, người chịu chi phí và tính chất của khoản vận chuyển, kế toán sẽ áp dụng các phương pháp hạch toán phù hợp.
2. Nguyên tắc chung khi hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng
Kế toán cần ghi nhớ các nguyên tắc quan trọng sau:
- Chi phí vận chuyển phục vụ trực tiếp cho việc đưa hàng vào kho sẽ được tính vào giá trị hàng hóa (TK 156/152/153).
- Chi phí vận chuyển không gắn trực tiếp với một lô hàng cụ thể, phục vụ cho hoạt động chung, sẽ hạch toán vào chi phí TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc TK 641 – Chi phí bán hàng tùy trường hợp.
- Các chứng từ liên quan phải đầy đủ: hóa đơn vận chuyển, phiếu chi, hợp đồng vận chuyển, biên bản giao nhận, lệnh điều xe…
- Trong mọi trường hợp, chi phí vận chuyển phải được phân bổ hợp lý và ghi nhận đúng thời điểm theo nguyên tắc kế toán.
>>> Tham khảo: Cách lập và đối chiếu sổ công nợ khách hàng hàng tháng/quý
3. Cách hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng theo từng trường hợp cụ thể
Trường hợp 1: Doanh nghiệp tự trả phí vận chuyển cho nhà vận tải
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi doanh nghiệp thuê bên vận tải và thanh toán trực tiếp chi phí vận chuyển, khoản phí này được tính vào giá trị hàng hóa.
Hạch toán: Ghi nhận chi phí vận chuyển phục vụ lô hàng:
- Nợ TK 156/152/153 (tăng giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ, nếu có)
- Có TK 111/112/331 (tùy hình thức thanh toán)
Trường hợp 2: Nhà cung cấp trả phí vận chuyển và tính vào giá bán
Một số nhà cung cấp báo giá đã bao gồm chi phí vận chuyển, hoặc họ vận chuyển hàng đến kho theo điều khoản giao dịch. Khi đó, doanh nghiệp không hạch toán riêng chi phí vận chuyển, mà chi phí đã nằm trong giá mua.
Hạch toán:
- Nợ TK 156/152/153
- Nợ TK 1331
- Có TK 331
Giá trị hàng hóa đã là giá đã bao gồm vận chuyển nên không ghi tách khoản này.
Trường hợp 3: Nhà cung cấp vận chuyển hộ và thu lại phí vận chuyển
Trong trường hợp nhà cung cấp ứng trước chi phí vận chuyển và doanh nghiệp hoàn trả, kế toán phải ghi nhận riêng phần vận chuyển để không nhầm với giá trị hàng hóa.
Hạch toán ghi nhận giá trị hàng hóa:
- Nợ 156/152/153
- Nợ 1331
- Có 331
Hạch toán ghi nhận phí vận chuyển nhà cung cấp thu hộ:
- Nợ 156/152/153 (nếu là chi phí trực tiếp)
- Nợ 1331
- Có 331
Trường hợp phí vận chuyển không gắn với lô hàng, ghi vào 642 hoặc 641.
Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự vận chuyển, sử dụng xe nội bộ
Nếu doanh nghiệp sử dụng đội xe vận tải của công ty để vận chuyển hàng, chi phí phát sinh như nhiên liệu, lương tài xế, khấu hao xe… được tính vào chi phí mua hàng thông qua phân bổ.
Hạch toán chi phí trả cho xăng dầu, nhân công, khấu hao:
- Nợ TK 154 hoặc 627 (tập hợp chi phí vận chuyển nội bộ)
- Nợ TK 1331
- Có TK 111/112/152/334/214
Hạch toán cuối kỳ phân bổ chi phí vận chuyển vào hàng hóa:
- Nợ 156/152/153
- Có 154
Điều này giúp phản ánh chính xác chi phí vận chuyển nội bộ của doanh nghiệp.
Trường hợp 5: Chi phí vận chuyển không phục vụ cho một lô hàng cụ thể
Một số chi phí vận chuyển mang tính tổng hợp hoặc phục vụ nhiều loại hàng, ví dụ:
- Chi phí vận chuyển hàng mẫu
- Chi phí vận chuyển hàng trả lại
- Chi phí vận chuyển hàng trưng bày
- Chi phí vận chuyển nội bộ giữa các kho
Khi đó, kế toán không tính vào giá trị hàng hóa mà ghi nhận vào chi phí hoạt động.
Hạch toán:
- Nợ TK 642 (quản lý) hoặc TK 641 (bán hàng)
- Nợ TK 1331
- Có TK 111/112/331
Trường hợp 6: Chi phí vận chuyển được nhà cung cấp hỗ trợ
Trong nhiều hợp đồng, nhà cung cấp hỗ trợ phí vận chuyển một phần hoặc toàn bộ. Khi đó, doanh nghiệp ghi nhận:
Nếu nhà cung cấp giảm giá trực tiếp trên hóa đơn, hạch toán:
- Ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá sau giảm (đã bao gồm hỗ trợ vận chuyển).
Nếu hỗ trợ bằng việc hoàn lại tiền sau mua, hạch toán:
- Nợ 111/112
- Có 156 (giảm giá trị hàng hóa)
- Có 3331 (thuế điều chỉnh)
Hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng là nghiệp vụ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Mỗi trường hợp phát sinh chi phí vận chuyển đều có cách định khoản khác nhau, đòi hỏi kế toán phải nắm rõ bản chất chi phí và đặc điểm giao dịch.
>>> Tham khảo: Phân hệ phần mềm quản lý Mua hàng trong giải pháp ERP tổng thể
