Dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì tài chính vẫn luôn là yếu tố then chốt quyết định chủ yếu đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó mà một yêu cầu tất yếu được đặt ra đó là doanh nghiệp phải có phương án quản lý hiệu quả nguồn tiền của mình, từ các khoản đầu tư cho đến các khoản nợ phải thu, phải trả… Và một trong những cách thức được sử dụng phổ biến nhất để quản lý các khoản nợ đó là lập báo cáo công nợ. Cùng bài viết đi tìm hiểu cụ thể về cách lập báo cáo công nợ trong doanh nghiệp.
- Báo cáo công nợ là gì?
Báo cáo công nợ là một trong những loại báo cáo mà kế toán chịu trách nhiệm phải lập định kỳ hàng ngày, hàng tháng hoặc theo quý, năm, tùy thuộc cụ thể vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Và báo cáo công nợ là loại báo cáo được lập ra nhằm mục đích giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát và quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả, từ đó có kế hoạch tài chính phù hợp.
Có thể nói báo cáo công nợ ngoài là cơ sở trực tiếp để doanh nghiệp vạch ra các kế hoạch về thu hồi và thanh toán nợ, thì còn gián tiếp ảnh hưởng đến các quyết định đầu tư của doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách ghi sổ kế toán tổng hợp hiệu quả và chính xác.
- Cách lập báo cáo công nợ trong doanh nghiệp:
Chính vì những thông tin mà báo cáo công nợ cung cấp có ảnh hưởng đến nhiều quyết định quan trọng trong doanh nghiệp, do đó mà hầu hết các doanh nghiệp đều có yêu cầu bắt buộc với việc phải lập báo cáo công nợ. Và bài viết sẽ đi trình bày về cách lập báo cáo công nợ trong doanh nghiệp.
Công nợ trong doanh nghiệp thì sẽ gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả. Do đó mà báo cáo công nợ cũng sẽ phải phản ánh được về cả tình hình công nợ phải thu và phải trả. Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin về tình hình công nợ được thể hiện một cách chi tiết và rõ ràng nhất thì các doanh nghiệp thường lựa chọn phản ánh riêng biệt nợ phải thu và phải trả trên từng báo cáo cụ thể, đó là báo cáo tổng hợp công nợ phải thu và báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
Và dù là báo cáo công nợ phải thu hay phải trả thì đều được lập theo một khung cơ bản chung được hướng dẫn và có mẫu biểu kèm theo thông tư 200 của Bộ tài chính, cụ thể như sau:
Căn cứ vào mẫu biểu chung mà thông tư 200 đưa ra thì báo cáo công nợ sẽ gồm các nội dung là:
+ Đầu tiên là phải thể hiện được khoảng thời gian tổng hợp công nợ đó, là từ ngày nào đến ngày nào;
+ Tiếp đến là tài khoản – đây cũng chính là yếu tố để phân biệt là báo cáo nợ phải thu hay báo cáo nợ phải trả. Nếu tài khoản là 131 thì là báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, còn nếu tài khoản là 331 thì là báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
+ Tiếp theo là đến bảng nội dung chính thì gồm các thông tin sau:
- Mã số cùng tên tương ứng của từng Nhà cung cấp hoặc Khách hàng cụ thể
- Số dư Nợ đầu kỳ: số liệu này thì được lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ của từng Nhà cung cấp/khách hàng cụ thể.
- Số dư Có đầu kỳ: số liệu này thì được lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ của từng Nhà cung cấp/khách hàng cụ thể.
(Trong phần nội dung số dư đầu kỳ thì cần lưu ý là, vì cả TK 131 và 331 đều là tài khoản lưỡng tính, do đó sẽ có thể có số dư bên có hoặc bên nợ, chứ không cố định là chỉ có thể luôn luôn dư nợ hoặc luôn luôn dư có. Với TK 131 thì số dư bên nợ là thể hiện số tiền còn phải thu của khách hàng, bên có sẽ thể hiện phần tiền hàng mà khách hàng đã ứng trước để thực hiện việc mua bán. Còn với TK 331 thì số dư bên nợ sẽ thể hiện được phần tiền mà doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp, còn dư có của TK 331 thì lại phản ánh về số tiền mà doanh nghiệp còn phải trả cho nhà cung cấp.)
- Sau số dư thì tiếp tục đi phản ánh số phát sinh trong kỳ, gồm cả phát sinh nợ và phát sinh có, số liệu sẽ được lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ/Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ.
- Về Số dư cuối kỳ trong báo cáo công nợ thì cũng được lấy từ chỉ tiêu “Số dư cuối kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ tương ứng.
- Và trong bảng thì có mục “Tổng cộng”: là cộng toàn bộ phát sinh trong kỳ, để tính ra số dư cuối kỳ. Cộng ở đây là cộng phát sinh của toàn bộ các khách hàng/nhà cung cấp để xem xét xem trong kỳ tổng số nợ mà doanh nghiệp còn phải thu hay phải trả là bao nhiêu để doanh nghiệp có sự đánh giá và kế hoạch hợp lý hơn về công tác tài chính của mình.
Qua trên thì có thể thấy là việc lập báo cáo công nợ thì không quá phức tạp và số liệu thì được lấy trực tiếp từ sổ chi tiết công nợ tương ứng. Chính vì vậy mà báo cáo công nợ là loại báo cáo nội bộ được sử dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp.
Xem thêm: Những phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay.
