Hàng hóa đầu vào là yếu tố không thể thiếu được với các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại. Vì vậy mà kế toán trong các công ty này phải nắm bắt được những công việc cần làm khi doanh nghiệp mua và nhập hàng hóa, để đảm bảo quá trình kinh doanh được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả.
Mua hàng và nhận hàng là một quy trình gồm nhiều bước công việc cụ thể khác nhau, theo biểu đồ sau:
.png)
Theo sơ đồ công việc như trên thì có thể thấy là khi doanh nghiệp có phát sinh hoạt động mua hàng và nhập hàng thì sẽ có nhiều công việc phát sinh liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác nhau. Cụ thể:
Đầu tiên, kế toán mua hàng sẽ chịu trách nhiệm sàng lọc để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Và để có được quyết định cuối cùng về nhà cung cấp thì kế toán mua hàng cần xem xét báo giá của nhiều đơn vị khác nhau, trình ký lên để kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt. Những thông tin trong hợp đồng sẽ là căn cứ để kế toán mua hàng phối hợp làm việc với nhà cung cấp.
Có thể bạn quan tâm: Kế toán nghiệp vụ mua hàng cần làm những gì?
Tiếp đó, kế toán mua hàng sẽ tiến hành làm việc với nhà cung cấp để chốt hợp đồng, trong hợp đồng mua bán sẽ quy định chi tiết các thông tin về hàng hóa, phương thức giao nhận, giá cả cũng như cách thức thanh toán.
Khi hàng hóa được giao đến doanh nghiệp thì kế toán mua hàng sẽ cùng với kế toán kho để tiến hành việc nhận hàng hóa từ bên giao. Quá trình giao nhận hàng sẽ được hoàn thành sau khi kế toán của doanh nghiệp xác nhận hàng hóa nhận được là đảm bảo đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu. Đồng thời các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc mua bán hàng hóa là đầy đủ và hợp lệ.
Sau khi đã xác nhận được những vấn đề trên thì kế toán kho sẽ phối hợp với thủ kho để tiến hành nhập kho hàng hóa. Hàng hóa được xác nhận là nhập kho sau khi có thẻ kho với đầy đủ thông tin về hàng hóa.
Việc nhập kho được hoàn tất cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn thành việc mua và nhập hàng hóa. Tuy nhiên để hoàn tất được quy trình mua và nhận hàng thì doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.
Căn cứ vào điều khoản về phương thức thanh toán trong hợp đồng thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu thực hiện thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán tiền mặt sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu chi tiền, chuyển kế toán trưởng và giám đốc ký nhận và cuối cùng được đưa sang thủ quỹ xuất tiền.
Còn trường hợp doanh nghiệp thanh toán theo hình thức chuyển khoản thì kế toán ngân hàng lại là người chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục giấy tờ như Ủy nhiệm chi (có ký nhận của kế toán trưởng và giám đốc) để đưa ra Ngân hàng làm thanh toán.
Trường hợp cuối cùng là doanh nghiệp chưa thanh toán ngay thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ để có kế hoạch phục vụ cho việc quản lý và có kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO
