Trong hoạt động bán hàng thì việc bị trả lại hàng là khó có thể tránh khỏi. Cùng bài viết đi tìm hiểu về nguyên nhân, biện pháp khắc phục cũng như cách hạch toán trong trường hợp hàng bán ra bị trả lại.
- Hàng bán trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm, hàng hóa đã giao cho người mua và được xác định là đã tiêu thụ. Tuy nhiên, sau đó lại bị người mua trả lại do chưa đáp ứng được yêu cầu về phẩm chất, chủng loại hay quy cách như đã thỏa thuận trong quá trình giao dịch.
- Nguyên nhân, biện pháp khắc phục và cách hạch toán hàng bán trả lại:
Hàng hóa đã giao cho khách hàng nhưng bị trả lại thì nguyên nhân chắc chắn là do hàng hóa không đáp ứng được các yêu cầu mà người mua mong muốn, có thể là xuất phát từ vấn đề chất lượng, chủng loại hoặc cũng có thể liên quan đến các cam kết đi kèm mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận với nhau.
Tuy nhiên, trong thực tế thì nguyên nhân thường gặp là do hàng hóa được giao không đảm bảo chất lượng, quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận khi mua hàng.
Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu bộ chứng từ về kế toán bán hàng
Ngoài ra, một nguyên nhân nữa là do hiệu quả của các kênh phân phối trung gian. Nghĩa là khi đơn vị phân phối cấp 1 giao hàng cho các đơn vị phân phối cấp dưới thì hàng hóa vẫn đáp ứng đúng và đủ các tiêu chuẩn. Tuy nhiên, thời gian luân chuyển hàng hóa từ các kênh phân phối trung gian đến khách hàng có thể bị kéo dài dẫn đến các hậu quả như hàng hóa hết hạn sử dụng hay việc vận chuyển nhiều lần làm hàng hóa bị va đập, méo mó. Khi đó việc hàng hóa bị trả lại là điều tất nhiên. Tình huống này cũng khá phổ biến trong kinh doanh. Vì vậy mà hiệu quả của các kênh phân phối cũng đóng vai trò và góp phần quyết định đến việc hàng hóa có bị trả lại hay không.
Một nguyên nhân nữa dẫn đến việc hàng hóa có thể bị trả lại là do bên phía nhà cung cấp không thực hiện đúng các cam kết đối với khách hàng, khách hàng không hài lòng và yêu cầu trả lại hàng.
Để khắc phục được những tình trạng trên thì bên bán hàng cần đi tìm hiểu nguyên nhân chính xác của việc hàng bị trả lại, lắng nghe các kiến nghị của khách hàng để có căn cứ tìm ra nguyên nhân. Đồng thời, bên bán cần có cách giải thích hợp lý với khách hàng để giải quyết tình trạng trước mắt, tránh việc hàng bị trả lại. Tuy nhiên, việc giải thích với khách hàng chỉ là biện pháp tạm thời, về lâu dài, bên bán cần đi giải quyết các yếu tố cốt lõi bên trong. Chẳng hạn như nếu là do vấn đề về chất lượng hàng hóa thì bên bán cần chú trọng vào công tác kiểm duyệt sản phẩm, hạn chế các lỗ hổng gây ra tình trạng hàng hóa giao khách không đạt tiêu chuẩn. Còn nếu vấn đề do các kênh phân phối trung gian thì cần xem xét, đánh giá lại chất lượng các kênh phân phối và lựa chọn các kênh phân phối phù hợp hơn, hiệu quả hơn.
Cách hạch toán khi hàng bán bị trả lại:
Hàng bán bị trả lại được coi là một khoản làm giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp, và được phản ánh thông qua TK 5212.
- Khi nhận được hàng bán trả lại, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 155,156,… (Theo giá vốn khi bán hàng)
Có TK 632
- Đồng thời phản ánh doanh thu của phần hàng hóa bị trả lại:
Nợ TK 5212
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
- Phản ánh các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình trả lại hàng:
Nợ TK 641
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112. . .
Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO
