Quản lý xuất nhập tồn kho là một công việc tất yếu thực hiện định kỳ trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải nhân sự hay doanh nghiệp nào cũng đang thực hiện hiệu quả. Đặc biệt tại các đơn vị có giá trị kho hàng lớn hoạt động quản lý xuất nhập tồn còn thường xuyên xảy ra sai sót, gây thiệt hại lớn về hàng hóa, thời gian, nhân lực và tài chính. Bài viết dưới đây chia sẻ một số thông tin chung về hoạt động quản lý xuất nhập tồn kho để những bạn đọc mới đi làm có thể có được cái nhìn bao quát nhất về công việc của mình.
1. Khái niệm về hoạt động quản lý xuất nhập tồn kho
Quản lý xuất nhập tồn là việc theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa ra/vào hoặc tồn đọng trong kho một cách chính xác, có thể chủ động để tổng hợp và báo cáo số liệu nhanh chóng mà không cần thông qua việc kiểm kê. Để đạt được yêu cầu đó, người làm công việc này phải thực hiện khâu kiểm kê thực tế định kỳ và đối chiếu với dữ liệu trên giấy tờ về hoạt động nhập/xuất hàng hóa.
2. Các công việc của hoạt động quản lý xuất nhập tồn kho
Hoạt động xuất nhập tồn kho gần như là một công việc chính của người quản lý kho. Cụ thể sẽ bao gồm một số hoạt động chi tiết sau:
-
Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho: Đây là công việc thực hiện thường xuyên mỗi khi có hoạt động hàng hóa ra/vào kho. Nhiều khi không có sự việc phát sinh, người quản lý cũng cần phải nghiên cứu và xây dựng một sơ đồ kho hàng tối ưu hơn để thuận tiện và lưu trữ được số lượng hàng hóa lớn nhất.
-
Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho: Mỗi kho hàng sẽ được vận hành theo những quy trình và nội quy để phù hợp với mỗi doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất. Do vậy người quản lý kho cần phải nắm rõ và thực hiện.
-
Thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập – xuất: các hoạt động chính của công việc này gồm có: Kiểm tra, thu thập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ cần thiết; Kiểm kê và đối chiếu lượng hàng thực tế so với giấy tờ; Lập báo cáo định kỳ để quản lý theo dõi về các hoạt động nhập - xuất
-
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Việc theo dõi hàng tồn kho tối thiểu cần phải được thực hiện mỗi ngày để đưa ra những đánh giá và quyết định điều chỉnh kịp thời đảm bảo mức hàng tồn kho tối thiểu theo quy định.
3. Cách quản lý xuất nhập tồn kho nhanh chóng và hiệu quả
Tùy theo mức độ công việc và quy mô của kho hàng, nhân sự phụ trách sẽ có lựa chọn cách thức quản lý xuất nhập tồn phù hợp và hiệu quả nhất. Hầu hết doanh nghiệp hiện nay sẽ áp dụng 2 hình thức sau:
-
Quản lý xuất nhập tồn bằng excel:
Đây là hình thức phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ. So với việc quản lý thủ công bằng giấy tờ thì cách thức quản lý bằng excel sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt. Công cụ này có thể trợ giúp tính toán và lưu trữ số lượng dữ liệu khá lớn. Việc cập nhật dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cũng được xử lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn. Tuy nhiên ở vị trí quản lý kho trong các doanh nghiệp nhỏ, kỹ năng về excel của người dùng hầu hết còn hạn chế. Việc này cũng gây nên nhiều khó khăn cho nhà quản trị. Bởi vậy cần phải lựa chọn một nhân sự có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc.
-
Quản lý xuất nhập tồn thông qua phần mềm quản lý kho
Cách thức áp dụng phần mềm quản lý kho phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Đây được xem là phương án tối ưu nhất cho đến thời điểm hiện tại, khắc phục được nhiều hạn chế của hoạt động quản lý xuất nhập tồn bằng excel. Phần mềm trợ giúp giúp cải tiến các quy trình trong kho, hỗ trợ quản lý hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho như nhận hàng, định vị vị trí hàng trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát.
Xem thêm:
>>> Công việc của kế toán khi nhập kho hàng hóa
