Mua hàng là một trong những hoạt đồng không thể thiếu với hầu hết các doanh nghiệp. Do vậy mà việc xây dựng một quy trình mua hàng là yêu cầu tất yếu. Cùng bài viết đi tìm hiểu về một lưu đồ quy trình mua hàng tiêu biểu của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động mua hàng được diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.
- Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động từ thu thập thông tin nhà cung cấp, đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp, cho đến việc chọn ra bên vận chuyển và được xác định là kết thúc cho đến khi doanh nghiệp nhận được hàng hóa.
Quy trình mua hàng được xây dựng ra không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp mà còn đảm bảo hàng hóa mà doanh nghiệp nhận được là đúng theo các tiêu chuẩn mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận.
Xem thêm: Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành sản phẩm.
- Lưu đồ quy trình mua hàng tiêu biểu trong doanh nghiệp:
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một đặc thù riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, và yếu tố này lại sẽ ảnh hưởng đến quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Hay nói cụ thể hơn là, tùy thuộc vào đặc điểm riêng trong hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình mua hàng cụ thể, phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình mua hàng của hầu hết các doanh nghiệp đều theo lưu đồ quy trình mua hàng tiêu biểu sau:
Đầu tiên, là doanh nghiệp phải tiến hành làm các thủ tục để đặt hàng, bắt đầu từ việc kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo số lượng đặt hàng là phù hợp, tiếp đến là căn cứ vào đề nghị đặt mua để có cơ sở lựa chọn và trao đổi thỏa thuận với nhà cung cấp. Sau khi có sự thống nhất giữa doanh nghiệp mua hàng và nhà cung cấp thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa.
Tiếp sau đó sẽ là quá trình chuẩn bị của bên cung cấp để có thể thực hiện hoạt động giao hàng. Còn về phía doanh nghiệp mua hàng thì quá trình mua hàng vẫn tiếp tục được diễn ra thông qua việc theo dõi tiến độ giao hàng để đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn, cho đến khi nhận được hàng, tiến hành kiểm tra hàng và thực hiện nhập kho hàng mua.
Quy trình mua hàng chỉ kết thúc khi hai bên thống nhất và xác nhận được về việc thanh toán.
Và qua quy trình mua hàng trên thì có thể thấy là, quy trình mua hàng trên là tiêu biểu và được sử dụng phổ biến như một quy trình chung cho các doanh nghiệp. Còn những doanh nghiệp mà có đặc thù riêng biệt thì có thể bổ sung hoặc thêm bớt một số khâu công việc chi tiết trong lưu đồ quy trình mua hàng đó.
Xem thêm: Những phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay.
