Hệ thống sổ sách kế toán vô cùng đa dạng và mỗi loại sổ sách đều có những chức năng riêng. Người làm kế toán cần nắm rõ các cách phân loại hệ thống sổ sách kế toán dưới các góc độ để có thể dễ dàng phản ánh và quản lý các thông tin. Cùng bài viết tìm hiểu về những cách phân loại sổ kế toán trong doanh nghiệp hiện nay.
- Những kiến thức cơ bản về sổ sách kế toán:
Sổ kế toán là loại sổ sách được thiết kế khoa học và hợp lý dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán.
Hiện nay, theo thông tư 200, các doanh nghiệp được tự do xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về các giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Có thể bạn quan tâm: Kế toán tổng hợp và sổ kế toán tổng hợp là gì?
- Những cách phân loại sổ kế toán phổ biến hiện nay:
- Theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán bao gồm 3 loại là sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ liên hợp, trong đó:
- Sổ tổng hợp: Là loại sổ dùng để phản ánh về một đối tượng kế toán nhất định ở mức độ tổng quát. Khi phản ánh về tình hình biến động cũng như giá trị hiện có của đối tượng, sổ tổng hợp chỉ sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh, thông thường sổ tổng hợp là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu cho các báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết: Là loại sổ được mở ra để chi tiết các nội dung về đối tượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời, nội dung của sổ chi tiết phải phù hợp với thông tin trên sổ tổng hợp. Thông tin phản ánh về đối tượng ở sổ chi tiết cụ thể về cả số lượng và giá trị.
- Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán kết hợp tính chất của sổ tổng hợp và sổ chi tiết trên cùng một mẫu sổ và trong cùng 1 lần ghi.
Ø Theo hình thức của sổ kế toán
Hệ thống sổ bao gồm 2 loại là sổ đóng quyển và sổ tờ rời.
Trước khi dùng sổ kế toán theo 2 hình thức trên phải hoàn thiện các thủ tục sau:
- Đối với sổ kế toán dạng quyển
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
- Đối với sổ tờ rời
Đầu mỗi sổ tờ rời thì phải ghi rõ tên của doanh nghiệp, thời gian và họ tên của người ghi sổ. Từng tờ rời của sổ phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Đồng thời các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu. Các tờ sổ phải được đóng thành quyển để phục vụ cho công tác lưu trữ.
Ø Theo phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu
Hệ thống sổ kế toán gồm 3 loại sổ: Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Nhật ký – Sổ cái.
- Sổ Nhật ký: là loại sổ kế toán dùng để ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, thông thường loại sổ này không phản ánh riêng biệt sự biến động về một đối tượng. Loại sổ này dùng để phản ánh số phát sinh của các đối tượng.
- Sổ Cái: là loại sổ kế toán dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về một đối tượng kế toán. Loại sổ này sẽ theo dõi cả giá trị hiện có ở thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ và sự biến động của đối tượng kế toán diễn ra trong kỳ. Loại sổ này cũng có thể mở riêng cho một đối tượng hoặc có thể kết hợp nhiều đối tượng.
- Nhật ký – Sổ Cái: là loại sổ kết hợp hai tiêu thức hệ thống nghiệp vụ: vừa thống kê theo trình tự thời gian vừa thống kê theo đối tượng theo dõi.
Ø Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ
Theo tiêu thức phân loại này sổ kế toán có 2 loại, sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột và sổ kế toán theo kiểu đối ứng dòng.
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: các tài khoản đối ứng được thiết kế theo từng cột cho từng đối tượng kế toán.
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: tài khoản đối ứng được thiết kế theo dòng, chứng từ được vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.
Như vậy, những thông tin trên đã khái quát những kiến thức cơ bản về sổ kế toán sẽ giúp người đọc dù không làm trong lĩnh vực kế toán cũng có thể hiểu và hình dung được về sổ kế toán.
Sử dụng phần mềm kế toán là một trong những cách thức hiệu quả hiện nay giúp các doanh nghiệp quản lý tốt công việc của mình.
