Mua hàng là một trong những quy trình cơ bản của nhiều doanh nghiệp. Cùng bài viết đi tìm hiểu về những lưu ý trong quá trình mua hàng để đảm bảo hoạt động mua hàng được diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.
- Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động từ thu thập thông tin nhà cung cấp, đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp, cho đến việc chọn ra bên vận chuyển và kết thúc cho đến khi nhận được hàng hóa.
Quy trình mua hàng được đề ra không chỉ giúp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp mà còn đảm bảo hàng hóa mà doanh nghiệp nhận được là đúng theo các tiêu chuẩn mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận.
Xem thêm: Các tài khoản dùng cho kế toán mua hàng trong nước
- Những lưu ý trong quy trình mua hàng:
Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thì bao gồm nhiều bước công việc chi tiết có liên hệ chặt chẽ với nhau để tạo thành một chuỗi liên kết các hoạt động. Vì vậy mà để quá trình mua hàng được diễn ra một cách trôi chảy và có hiệu quả thì mỗi bước công việc cụ thể cần phải được thực hiện một cách chính xác. Để đảm bảo được điều đó thì kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:
Đề nghị đặt mua hàng là bước đầu tiên trong quá trình mua hàng, tuy nhiên trước khi thực hiện công việc này thì kế toán cần kiểm tra kỹ về tình trạng tồn kho của hàng hóa, nhằm tránh tình trạng lãng phí, còn hàng mà vẫn đặt mua thêm.
Tiếp theo, sau khi được duyệt đơn đặt mua thì công việc phải làm là thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Trong bước này thì bộ phận mua hàng cần lưu ý thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết về các nhà cung cấp như tình hình hoạt động, các loại sản phẩm cung cấp, giá cả cung ứng... để làm cơ sở chọn ra nhà cung cấp thích hợp nhất.
Các thông tin này có thể lấy được từ nhiều nguồn khác nhau nên doanh nghiệp cần đi đánh giá một cách toàn diện, dựa trên nhiều tiêu chí để đảm bảo thông tin thu thập được có độ tin cậy cao nhất. Đồng thời, khi đưa ra lựa chọn cuối cùng phải có sự xét duyệt của các cá nhân có thẩm quyền và giám đốc doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi đi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cũng cần lưu trữ lại thông tin về các nhà cung cấp khác để có thể chủ động có phương án thay thế khi cần.
Sau khi lựa chọn ra được nhà cung cấp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành làm các thủ tục, giấy tờ để xác nhận việc đặt hàng với nhà cung cấp. Khi thực hiện công việc này thì doanh nghiệp nên kết hợp kiểm tra lại về tình hình giao dịch với nhà cung cấp đó, để nắm được tình trạng xử lý và thanh toán các đơn hàng còn tồn đọng (nếu có) của chính nhà cung cấp đó. Ngoài ra, khi hoàn tất thủ tục mua hàng và chờ nhận hàng thì cần để ý theo dõi tiến độ giao hàng để đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn.
Và khi nhận được hàng hóa thì doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng nhằm mục đích đảm bảo hàng hóa nhận được đúng với số lượng, quy cách và phẩm chất theo yêu cầu trên đơn đặt hàng.
Công việc cuối cùng là thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, cần phải xem rõ phương thức thanh toán là gì, cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với số tiền hàng. Bởi hình thức thanh toán phải phù hợp với số tiền là yếu tố góp phần quyết định mức chi phí mà doanh nghiệp sẽ được giảm trừ khi tính thuế TNDN.
Sau khi hoàn tất các công việc trên thì kế toán sẽ tập hợp và lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng. Kế toán phải đảm bảo giấy tờ là đầy đủ và hợp lệ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng của BRAVO
