Trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp, nghiệp vụ tạm ứng và hoàn ứng là quy trình không thể thiếu, thường phát sinh trong các tình huống như chi công tác phí, mua sắm vật tư, thanh toán chi phí tiếp khách, sửa chữa tài sản hay thực hiện các nhiệm vụ đột xuất. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp gặp sai sót trong quá trình xử lý hoàn ứng, từ việc thiếu chứng từ hợp lệ, hạch toán sai tài khoản cho đến theo dõi công nợ không đầy đủ, ảnh hưởng trực tiếp đến độ minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính.
Quy trình hoàn ứng đầy đủ cho doanh nghiệp
Khi một nhân viên trong doanh nghiệp được cấp tạm ứng để phục vụ cho mục đích công tác, mua hàng hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao, thì sau khi sử dụng xong số tiền tạm ứng đó, người nhận tạm ứng bắt buộc phải thực hiện hoàn ứng theo một quy trình cụ thể, nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chi phí và tránh tình trạng công nợ treo kéo dài. Toàn bộ quy trình hoàn ứng nên bao gồm 4 bước chính như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán tạm ứng đầy đủ
Người lao động sau khi sử dụng số tiền tạm ứng cần lập báo cáo quyết toán tạm ứng, kèm theo các hóa đơn, chứng từ gốc liên quan đến các khoản chi đã thực hiện. Những chứng từ này phải hợp lệ, hợp pháp và khớp đúng với nội dung chi tiêu. Trường hợp số tiền tạm ứng chưa sử dụng hết, nhân viên cần nộp lại phần tiền thừa kèm theo chứng từ nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản vào quỹ công ty.
Bước 2: Kế toán kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của hồ sơ hoàn ứng
Sau khi nhận được hồ sơ hoàn ứng, bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra từng chứng từ, đối chiếu nội dung chi với mục đích tạm ứng, kiểm tra tính hợp lý của chi phí, xác định số tiền thực chi và phần chênh lệch (nếu có). Trường hợp phát sinh chi vượt tạm ứng, kế toán cần báo cáo lãnh đạo phê duyệt để thực hiện chi bổ sung, ngược lại nếu chi chưa hết thì lập phiếu thu tiền hoàn lại từ nhân viên.
Bước 3: Lập chứng từ kế toán để hoàn ứng
Khi các khoản chi đã được duyệt hợp lệ, kế toán lập phiếu chi để thanh toán bổ sung trong trường hợp tạm ứng thiếu, hoặc lập phiếu thu nếu người tạm ứng hoàn trả lại tiền thừa. Đồng thời, kế toán cần lập bút toán ghi sổ để phản ánh việc quyết toán tạm ứng.
Bước 4: Hạch toán vào sổ kế toán
Tùy theo nội dung chi của khoản tạm ứng, kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Ghi Nợ các tài khoản chi phí (tương ứng như 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, 641 – Chi phí bán hàng, 627 – Chi phí sản xuất chung, v.v.)
- Ghi Có tài khoản 141 – Tạm ứng
Trường hợp nhân viên hoàn trả tiền dư, kế toán ghi:
- Nợ 111/112 (tiền mặt hoặc tiền gửi)
- Có 141 – Tạm ứng
Để đảm bảo quy trình hoàn ứng diễn ra minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp nên xây dựng và áp dụng một số biện pháp cụ thể như sau:
- Thiết lập quy định nội bộ rõ ràng về quy trình tạm ứng – hoàn ứng, trong đó quy định rõ thời hạn hoàn ứng, hình thức chứng từ được chấp nhận và quy trình phê duyệt;
- Yêu cầu kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 141 theo từng nhân viên, phục vụ đối chiếu công nợ dễ dàng hơn;
- Tổ chức kiểm tra chứng từ đầu vào chặt chẽ, đảm bảo chỉ hạch toán các hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán;
- Tập huấn cho kế toán và người lao động liên quan về quy trình tạm ứng – hoàn ứng, nâng cao nhận thức về trách nhiệm hoàn ứng đúng hạn;
- Ứng dụng phần mềm kế toán và quản lý tài chính để theo dõi tình trạng tạm ứng, cảnh báo khi có tạm ứng quá hạn hoặc sai lệch chứng từ.
Hiểu đúng và áp dụng quy trình hoàn ứng chuẩn, đồng thời nhận diện sớm các sai sót kế toán thường gặp, sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt chi phí mà còn tránh được rủi ro về thuế và sai lệch báo cáo tài chính. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình tạm ứng – hoàn ứng bài bản, chặt chẽ, đồng thời thường xuyên rà soát để kịp thời điều chỉnh những thiếu sót trong thực tế triển khai.
Tham khảo:
>>> Hạch toán lương, thưởng và các khoản phải trả NLĐ qua tài khoản 334
>>> Phân hệ phần mềm kế toán quản trị BRAVO dành cho doanh nghiệp vừa và lớn
