Thanh lý tài sản cố định là một hoạt động thường xuyên được diễn ra trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ về thủ tục và hồ sơ thanh lý tài sản cố định một cách đầy đủ. Dưới đây bài viết sẽ cập nhật chi tiết về vấn đề này để các doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện theo đúng quy định.
1. Tìm hiểu Thủ tục thanh lý Tài sản cố định
Doanh nghiệp cần phải thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định trước khi đưa ra quyết định thanh lý. Hội đồng sẽ đảm nhiệm trực tiếp các vấn đề liên quan đến việc thanh lý theo đúng quy định. Biên bản thanh lý tài sản cố định là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện và phải được thiết lập theo đúng mẫu quy định. Biên bản này được lập thành 2 bản để phòng kế toán ghi sổ và phòng ban phụ trách sử dụng quản lý tài sản cố định lưu trữ.
2. Quy trình thanh lý Tài sản cố định trong doanh nghiệp
Trên thực tế, do đặc thù mà mỗi doanh nghiệp có thể thực hiện theo các quy trình riêng được đưa ra. Tuy nhiên quy trình cơ bản và theo đúng quy định cần đảm bảo theo các bước sau:
Bước 1: Tài sản cố định ở phòng ban nào thì bộ phận đó thực hiện kiểm kê lại TSCĐ và lập đơn đề nghị thanh lý để trình lên bao lãnh đạo phê duyệt. Nội dung trong đơn đề nghị cần nêu rõ những danh mục TSCĐ cần thực hiện thanh lý.
Bước 2: Đại diện phía doanh nghiệp ra quyết định thanh lý TSCĐ.
Bước 3: Thực hiện việc tổ chức và thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng phải bao gồm các thành viên sau:
- Chủ tịch Hội đồng: Có thể là lãnh đạo doanh nghiệp hoặc một đại diện đủ thẩm quyền quyết định.
- Kế toán trưởng; Kế toán tài sản.
- Đại diện cán bộ bộ phận phụ trách quản lý tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ chung của doanh nghiệp
- Đại diện phòng ban/đơn vị trực tiếp sử dụng và quản lý tài sản được thanh lý.
- Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính chất, tính năng của tài sản thanh lý.
- Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra…
Bước 4: Chủ tịch hội đồng thanh lý TSCĐ dựa vào tình trạng của tài sản cần thanh lý đưa ra quyết định về hình thức xử lý là nhượng bán hay tiêu hủy
Bước 5: Sau khi hoàn thành quá trình thanh lý, Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” bàn giao cho các bên liên quan.
3. Hồ sơ thanh lý tài sản cố định
Căn cứ theo nội dung tại điểm 3.2.2, điều 35 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định, Tài sản cố định thanh lý thường có tình trạng sau:
- Tình trạng hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được
- Tình trạng lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh.
Để tránh tình trạng bị bắt bẻ trong quá trình thanh tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ một Hồ sơ thanh lý tài sản cố định như sau:
- Biên bản sau mỗi cuộc họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
- Quyết định Thanh lý TSCĐ từ Chủ tịch hội đồng
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định từ bộ phận quản lý và sử dụng tài sản được thanh lý
- Biên bản kiểm tra đánh giá lại TSCĐ.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định được lập thành 2 bản.
- Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
- Hóa đơn bán TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản hủy tài sản cố định
- Thanh lý hợp đồng
>>> Hướng dẫn: Chi tiết cách hạch toán thanh lý tài sản cố định
>>> Xem thêm: Phần mềm Quản lý máy móc thiết bị - TSCĐ hiệu quả
