Đối với một kế toán viên lành nghề, chứng từ ghi sổ là một khái niệm quen thuộc, là một công việc đơn giản. Tuy nhiên với những kế toán mới vào nghề có lẽ họ cần phải tìm hiểu và được chia sẻ thông tin một cách bài bản thì mới có thể hiểu đúng và hiểu đủ về vấn đề này.
1. Khái niệm chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ được hiểu đơn giản rằng đó là tập hợp của tất cả các loại chứng từ khác nhau tái trình bày những số liệu liên quan đến chứng từ gốc. Thông thường, Kế toán viên sẽ tổng hợp tất cả những chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ.
Ngoài ra, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng với mục đích để lập một hoặc nhiều chứng từ gốc. Điều kiện cơ bản là những nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành cần tương ứng với số liệu chứng từ ghi sổ.
2. Đặc điểm cơ bản của chứng từ ghi sổ
Để hiểu hơn về chứng từ ghi sổ, chúng ta cần nắm được đặc điểm cơ bản của nội dung này:
+ Số liệu dùng để ghi chép sổ sách kế toán được lấy tương ứng từ chứng từ ghi sổ;
+ Trình tự ghi nhận chứng từ ghi sổ phải được tổng hợp theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ
+ Nội dung thể hiện trên chứng từ ghi sổ và trong sổ cái phải tương ứng nhau.
+ Chứng từ ghi sổ được thể hiện dưới hình thức của các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; các sổ khác, Thẻ kế toán chi tiết,…
3. Những lưu ý quan trọng khi lập chứng từ ghi sổ
a. Trình tự ghi chứng từ
Thời gian ghi trên chứng từ ghi sổ cần đảm bảo theo trình tự thời gian xuyên suốt không ngắt quãng hoặc nhảy cóc. Cụ thể:
+ Kế toán viên có thể chọn trình tự ghi sổ theo ngày hoặc ghi theo định kỳ. Tức là bảng thống kê chứng từ cần được cập nhập đầy đủ và chính xác theo trình tự thời gian ngày/ tháng/ năm.
+ Kế toán viên có thể chọn trình tự ghi sổ theo tháng. Lựa chọn theo hình thức này kết thúc định kỳ hàng tháng kế toán phải khóa sổ và tính tổng số tiền đã phát sinh qua toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Đây là dữ liệu quan trọng là cơ sở để lập bảng cân đối tài khoản.
b. Nội dung trên chứng từ
Nội dung trên chứng từ ghi sổ có thể được trình bày theo những cách khác nhau tùy thuộc vào từng đơn vị hoặc phong cách làm việc của mỗi nhân sự phụ trách. Nhưng những nội dung cơ bản sau là tiêu chuẩn luôn cần phải có:
+ Số hiệu riêng của chứng từ ghi sổ
+ Thời gian lập chứng từ ghi sổ
+ Số tiền, giá trị của chứng từ ghi sổ
+ Cộng lũy kế của trang trước để chuyển trang sau chứng từ
+ Đầu trang liền sau phải ghi số cộng của trang trước liền trước.
Ngoài ra kế toán viên cần phải xác định đúng số liệu và kiểm tra lại số liệu ghi nhận ở một số tài liệu liên quan trong quá trình ghi sổ. Chứng từ ghi sổ phải được đảm bảo rằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký và Số Cái trùng khớp nhau.
Đây là công việc chuyên môn tưởng dễ mà lại không phải dễ, đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ đối với người thực hiện. Vì vậy các bạn cần có thái độ nghiêm túc để phòng tránh các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.
>>> Tìm hiểu về sổ kế toán tổng hợp.
>>> Xem thêm: Tính năng Kế toán tổng hợp trên phần mềm BRAVO
