Quản lý kho là công việc không hề đơn giản, khi số lượng hàng hóa càng nhiều thì việc kiểm soát cũng càng trở nên khó khăn. Nhưng nếu như người phụ trách có kỹ năng excel tốt thì công việc sẽ được hỗ trợ rất nhiều. Quản lý kho bằng excel không chỉ hiệu quả mà còn hoàn toàn là miễn phí. Bởi vậy doanh nghiệp nào cũng nên tìm hiểu và sử dụng, đặc biệt là những đơn vị kinh doanh cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
1. Đặc điểm của quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm:
-
Excel là công cụ hoàn toàn miễn phí khi sử dụng. So với việc sử dụng các công cụ mất phí thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm một chi phí đáng kể khi thời gian sử dụng lâu dài. Chỉ cần trang bị một máy tính cấu hình đơn giản và cài Microsoft Office là người dùng có thể bắt đầu sử dụng.
-
So với phần mềm đóng gói có sẵn, tính linh hoạt trong việc tạo các biểu mẫu báo cáo phát sinh mới trên công cụ excel tiện lợi và chủ động hơn hẳn. Việc này phụ thuộc chính vào kỹ năng excel của người dùng. Người sử dụng cũng hoàn toàn có thể thao tác chỉnh sửa, cập nhật, xóa bỏ trực tiếp trên file dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
-
Công cụ Excel có thể share cho nhiều người cùng xem hoặc điều chỉnh file dữ liệu quản lý.
Nhược điểm
-
Tính bảo mật và mức độ an toàn của dữ liệu kém. Trong trường hợp máy tính bị hư hỏng hoặc virut xâm nhập thì nguy cơ mất trắng dữ liệu cao.
-
Việc tạo hàm, phục vụ cho việc thiết lập báo cáo biểu mẫu cũng khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng excel tốt mới có thể thực hiện trơn tru.
-
Hạn chế trong việc kết nối với các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho.
2. Cách quản lý kho bằng Excel
Quy trình quản lý kho bằng Excel sẽ bao gồm những bước cơ bản như sau:
Bước 1: Tạo các biểu mẫu thống kê dữ liệu kho hàng:
Thông thường sẽ bao gồm 4 biểu mẫu để theo dõi các nội dung sau NHẬP, XUẤT, DANH MỤC, BÁO CÁO. Mỗi nội dung người dùng nên lập 1 sheet:
-
Biểu mẫu theo dõi hàng hóa NHẬP kho sẽ bao gồm các trường thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp. Nhiều đơn vị có thể bổ sung theo dõi thêm các trường: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
-
Biểu mẫu theo dõi hàng hóa XUẤT bao gồm các trường thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng. Ngoài ra có thể bổ sung thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú
-
Biểu mẫu theo dõi DANH MỤC hàng hóa gồm các trường thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn vị bán, Ghi chú…
-
Biểu mẫu Báo cáo: Thường sẽ bao gồm báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn. Báo cáo bán hàng cần thông tin các trường: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu. Báo cáo Nhập xuất tồn cần có: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.
Bước 2: Thực hiện công việc nhập liệu
Đây là một bước khá đơn giản nhưng cần nhiều thời gian và nhân lực. Người thực hiện cần phải có sự cẩn thận để không có sai sót nếu không toàn bộ quy trình đều xảy ra tình trạng sai số. Việc rà soát lại thông tin sai sót cũng sẽ rất khó khăn và mất thời gian.
Bước 3: Áp dụng công thức hàm để tính toán số lượng xuất nhập tồn kho
Để quản lý kho hàng với các nghiệp vụ cơ bản bạn chỉ cần nắm vững 3 hàm phổ biến sau:
-
Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.
-
Sumif(s): Hàm tính tổng cột/hàng.
-
Iferror: Khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên. Ta có thể dùng hàm này để bẫy lỗi #N/A cho những dòng áp dụng vloolup chưa có tên hàng nó sẽ tự động trả về giá trị #N/A.
>>> Tham khảo: Phân hệ phần mềm quản lý kho BRAVO
