Bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng trong tất cả mọi doanh nghiệp bởi nó tạo ra doanh thu. Việc quản lý bán hàng cũng vì vậy mà được chú trọng đầu tư. Để quản lý tốt thì phần mềm kế toán bán hàng hay phần mềm quản lý bán hàng là một trong những lựa chọn của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.
1. Sự cần thiết của việc sử dụng phần mềm kế toán bán hàng hiện nay
Hiện nay, việc theo dõi được chu trình bán hàng từ bước lập đơn hàng đến xuất hàng, phát hành hóa đơn và thu tiền, giúp cho việc tiếp nhận đơn hàng đầy đủ, giao hàng đúng hạn và thu tiền kịp thời là vô cùng cần thiết với mọi doanh nghiệp. Có phần mềm quản lý bán hàng, việc này sẽ được giải quyết.
Thêm vào đó, Lãnh đạo luôn luôn muốn có các báo cáo bán hàng đa dạng, hỗ trợ phân tích bán hàng như nhóm hàng bán chạy, mặt hàng lãi cao, các khách hàng thường xuyên, khách hàng thanh toán đúng hạn… Để họ lên được phương án bán hàng tốt hơn, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. Điều này phần mềm kế toán bán hàng cũng hoàn toàn giải quyết được.
Vậy, đối với cả cán bộ thực hiện trực tiếp và nhà quản lý, những khó khăn, vướng mắc của họ trong công việc đều được phần mềm quản lý bán hàng giải quyết “ngon ơ”.
2. Vai trò của phần mềm kế toán bán hàng
Phần mềm kế toán bán hàng với mỗi doanh nghiệp sẽ phát huy những vai trò khác nhau tùy thuộc vào cách mỗi doanh nghiệp có khai thác triệt để nó hay không. Tuy nhiên, nhìn chung nó sẽ có một số vai trò chính như sau:
• Thực hiện các giao dịch, cập nhật chứng từ bán hàng và thu tiền
Đây là vai trò cơ bản của phần mềm kế toán bán hàng. Nó thể hiện ở việc cập nhật các thông tin như: Các giao dịch, chứng từ bán hàng, hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn dịch vụ, thu tiền bán hàng, nhận tiền khách hàng thanh toán (tiền mặt, tiền gửi), in hóa đơn từ chương trình trên mẫu in sẵn hoặc in trực tiếp từ các tiện ích, tự động tính toán thuế và chuyển thông tin sang bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra. Có thể sửa tiền thuế (làm tròn số), theo dõi thuế theo dự án, hợp đồng....
• Các tiện ích hỗ trợ việc quản lý
- Nhập (import) danh mục và số dư ban đầu từ excel.
- Nhập (import) chứng từ (hóa đơn) từ excel.
• Lên các báo cáo cần thiết cho quá trình quản lý
Tùy thuộc và tính chất và yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp mà các báo cáo được lên sẽ khác nhau. Nhưng cơ bản sẽ có một số báo cáo sau từ phần mềm quản lý kế toán bán hàng: Báo cáo bán hàng theo mặt hàng, Báo cáo công nợ khách hàng, Báo cáo đơn hang, Báo cáo công nợ hóa đơn, Báo cáo bán hàng theo tài khoản.
Lưu ý rằng: mỗi nhóm báo cáo gồm nhiều báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích bán hàng, công nợ theo thời gian – nhiều kỳ, lũy kế, so sánh cùng kỳ khác năm… phân tích bán hàng, công nợ theo các chiều/đối tượng khác nhau…
3. Phân loại một số phần mềm bán hàng hiện nay
Cũng giống như tất cả các phần mềm phục vụ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Phần mềm kế toán bán hàng trên thị trường hiện nay có của các nhà cung cấp trong nước lẫn nước ngoài. Với phần mềm kế toán bán hàng thường nó sẽ là một phân hệ trong hệ thống ERP tổng thể. Tuy nhiên, cũng có những phần mềm riêng lẻ phục vụ cho các doanh nghiệp nhỏ.
Xem thêm các phần mềm kế toán bán hàng miễn phí hiện nay.
