Từ ngày 01/6/2025, việc cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử sẽ có những điểm mới quan trọng mà tổ chức chi trả thu nhập, cá nhân bị khấu trừ thuế, kế toán nội bộ cần nắm rõ để thực hiện đúng, tránh sai sót có thể dẫn tới xử phạt hoặc tranh chấp khi quyết toán thuế.
Những Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/06/2025
1. Chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ‑CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, kể từ 01/6/2025, tất cả các tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo quy định cũ và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo tiêu chuẩn mới tại Nghị định này.
- Việc này được hướng dẫn cụ thể trong Thông tư 32/2025/TT‑BTC sửa đổi, bổ sung các hướng dẫn liên quan đến Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123 và Nghị định 70.
2. Nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế
Theo điểm sửa đổi tại khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ‑CP được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, từ 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ; số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân nếu người nhận chưa có mã số thuế.
- Quốc tịch (nếu người nhận thu nhập không mang quốc tịch Việt Nam).
- Các khoản thu nhập; thời điểm trả thu nhập; tổng thu nhập chịu thuế; khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; các khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ. Điều mới quan trọng là sự bổ sung “khoản đóng bảo hiểm bắt buộc” vào chứng từ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký phải là chữ ký số.
3. Thời điểm cấp chứng từ, ký số và hiệu lực
- Theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi khoản 17, Điều 1, Nghị định 70/2025), thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tại thời điểm khấu trừ thuế; và đối với chứng từ điện tử, thời điểm ký số trên chứng từ được sử dụng chữ ký số, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Nếu cá nhân có yêu cầu, tổ chức chi trả thu nhập phải giao chứng từ khấu trừ cho người có thu nhập bị khấu trừ. Ngoài ra, chứng từ điện tử khi ký số được coi là hợp lệ theo quy định.
4. Chữ ký số và chuẩn dữ liệu chứng từ điện tử
- Với chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số, đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý như văn bản điện tử theo luật pháp Việt Nam.
- Định dạng dữ liệu của chứng từ điện tử phải tuân theo chuẩn do cơ quan thuế quy định, để có thể đối chiếu, tra cứu, lưu trữ điện tử một cách thống nhất và đảm bảo an toàn dữ liệu.
5. Áp dụng thay thế, xử lý chứng từ cũ, sai sót
- Từ ngày 01/6/2025, tất cả tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo quy định cũ, và áp dụng chứng từ điện tử mới theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP.
- Nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế đã lập sai sau thời điểm 01/6/2025 theo quy định mới, phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới thay thế cho chứng từ sai.
Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/6/2025 đánh dấu bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế tại Việt Nam, hướng tới mục tiêu số hóa, minh bạch và hiệu quả hơn. Nếu bạn là kế toán, trưởng phòng tài chính hoặc người phụ trách thuế trong doanh nghiệp, hãy tiến hành rà soát hệ thống chứng từ điện tử, phối hợp với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm kế toán để cập nhật mẫu mới, đảm bảo không có bất cứ rủi ro nào trong việc thực hiện quy định này.
>>> Các loại sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử và cách xử lý đúng quy định mới nhất
